UPM Raflatac - Sprawność w zarządzaniu zespołem

Sprawność w zarządzaniu zespołem


UPM Raflatac to producent samoprzylepnych materiałów etykietowych, którego folie i papiery są wykorzystywane do tworzenia etykiet na całym świecie. Firma ma pod Wrocławiem dwa zakłady produkcyjne zajmujące się coatingiem i finishingiem.

Zespół finishingu liczy 30 osób, które ściśle ze sobą współpracują. Są to m.in. inżynierowie produkcji, specjaliści planowania, wysyłki czy utrzymania ruchu. Menadżerem jest Marcin Klimas, Finishing Production Manager.

Wyzwanie zespołu UPM Raflatac

Chciałem sprawdzić czy moje założenia dotyczące pracy zespołu potwierdziają się w rzeczywistości - Marcin Klimas, Finishing Production Manager w UPM Raflatac

Główne wyzwanie dla 30 osobowego zespołu finishingu to coraz sprawniejsza praca. Czy współpracy przebiega tak, jak zakładają procesy? Czy jest w zespole przepływ wiedzy? Czy decyzje są delegowane tak, jak powinny? Jakie mogą być kierunki rozwoju? To pytania, które zadawał sobie Marcin Klimas. Odpowiedzi chciał szukać w danych.

Praca z Mapą organizacji

Dzięki danym o współpracy w zespole i danym dotyczącym współpracy zespołu z innymi obszarami firmy, zespół ds. finishingu poznał swoje rzeczywiste procesy i miejsce w organizacji.

Profil współpracy, przepływu wiedzy i decyzji w zespole dał menadżerowi i każdemu pracownikowi zespołu lepsze zrozumienie własnej pracy, potwierdzić część założeń i wypracować usprawnienia, o których wcześniej nie pomyślano.

Profile pracowników samym pracownikom dały dużo informacji zwrotnej na temat własnej pracy, a menadżerowi pomogły zrozumieć role pełnione przez nich w organizacji.

Wgląd w mapę mieli wszyscy z zespołu. Narzędzie okazało się łatwe i intuicyjne w obsłudze. Nie było potrzebne szkolenie. Wyniki były od razu widoczne w formie grafu. Niesamowite dla zespołu było to, że każda zmiana aktualizuje się od razu.

Zakładałem, że na mapie zamieszczę 30 osób z mojego zespołu, okazało się, że sieci relacji rozpostarła się na 70 a potem 100 osób. Aplikacja jest dynamiczna i może być aktualizowana w zależności od potrzeb zespołu, a każda zmiana widoczna jest od razu na grafie - Marcin Klimas, Finishing Production Manager w UPM Raflatac

Efekty

Efekt widać było od razu. Okazało się, że dział finishingu funkcjonuje dobrze. Na mapie nie widać problemów organizacyjnych: zatorów czy odizolowanych silosów. Komunikacja w zespole przepływa wielowątkowo i jest dynamiczna, a sieć współpracy pokazała kto jest kluczowym pracownikiem dla pracy zespołu, a kto łączy zespół z innymi obszarami w firmie.

Otrzymaliśmy narzędzie pozwalające w kilka chwil odczytać, kto jest istotnym węzłem, a kto znajduje się na peryferiach organizacji. Te informacje już zdążyłem wykorzystać podczas ocen rocznych pracowników i warsztatów mających na celu usprawnienie współpracy w zespole - Marcin Klimas, Finishing Production Manager w UPM Raflatac

Kilka istotnych założeń dotyczących pracy zespołu potwierdziło się. W hali produkcyjnej wyznaczone było “biurko liderów produkcji”, które zespół nazywał “okiem cyklonu”. Mapa potwierdziła, że działa sprawnie. Formalni liderzy produkcji byli nimi w rzeczywistości. To oni odpowiadają za zmiany na produkcji i to przez nich przechodzi najwięcej decyzji.

Liderzy otrzymali potwierdzenie, że dobrze pełnią swoją rolę. Zespół miał wcześniej taką nadzieję, ale nie wiedział, czy tak jest na pewno. “Oko cyklonu” znajduje się w centrum, ale komunikacja i współpraca są rozległe. To ważne dla zespołu i dzięki mapie można to było zobrazować podczas omówienia okresowych wyników pracy.

Kilka istotnych założeń dotyczących pracy zespołu się potwierdziło. Nasi formalni liderzy produkcji są nimi w rzeczywistości - Marcin Klimas, Finishing Production Manager w UPM Raflatac

Okazało się, że niektóre aspekty pracy menadżera wymagają poprawy. Od jakiegoś czasu starał się on decentralizować decyzje w zespole. Mapa pokazała, że dużo ustaleń przepływa przez niego i nadal jest dominującym węzłem w sieci. Dostrzegano w zespole empowerment wśród pracowników, ale jeszcze zbyt mały. Z czasem, dzięki Mapie, zespół będzie wiedział, czy jest postęp.

Okazało się, że niektóre aspekty mojej pracy wymagają poprawy. Od jakiegoś czasu staram się zdecentralizować decyzje w zespole. Mapa pokazała, że mam w tym zakresie wciąż dużo do nadrobienia, bo zbyt dużo ustaleń przepływa przeze mnie - Marcin Klimas, Finishing Production Manager w UPM Raflatac

Okazało się także, że studentka, która od 2 lat pracuje w zespole na stanowisko “asystenta produkcji”, odgrywa bardzo ważną rolę komunikacyjną. Jest ważnym węzłem w sieci. To o tyle istotne odkrycie, że nie było do tej pory w firmie headcountu na to stanowisko. Nie prowadziliśmy na nie też rekrutacji.

Odkryłem, że studentka na stażu odgrywa bardzo ważną rolę komunikacyjną. Nie mieliśmy do tej pory w firmie headcountu na to stanowisko. Okazało się, że osoba z tym zakresem obowiązków i o podobnych kompetencjach odgrywa ważną rolę w zespole. - Marcin Klimas, Finishing Production Manager w UPM Raflatac

Dzięki informacjom wyczytanym z mapy, osoba ta otrzymała formalne stanowisko, a jeden z kierowników zmiany otrzymał dedykowany plan rozwoju w kierunku zarządzania grupą projektową.

Pierwsze odkrycia bardzo pomogły nam przeprowadzić analizę SWOT zespołu. Widzimy, w czym jesteśmy dobrzy, co wnosimy do organizacji. To bardzo motywujące - Marcin Klimas, Finishing Production Manager w UPM Raflatac


Firmy, które stosują sieciowe struktury organizacyjne i aktywnie budują kulturę współpracy

Scanfil Poland - Szybszy proces obsługi zlecenia klienta

Szybszy proces obsługi zlecenia klienta

Lokalizacja:
Sieradz, Poland
Pracownicy:
~ 900
KGHM - Eksperci stają się znani organizacji

Eksperci stają się znani organizacji

Lokalizacja:
Lubin, Poland
Pracownicy:
~ 34 000
Burda International - Współpraca i innowacje bliżej klienta

Współpraca i innowacje bliżej klienta

Lokalizacja:
Warsaw, Poland
Pracownicy:
~ 350
Thomson Reuters - Precyzyjna współpraca i wymiana wiedzy

Precyzyjna współpraca i wymiana wiedzy

Lokalizacja:
Toronto, Canada
Pracownicy:
~ 45 000
UPM Raflatac - Sprawność w zarządzaniu zespołem

Sprawność w zarządzaniu zespołem

Lokalizacja:
Wrocław, Poland
Pracownicy:
~ 30
Decathlon - Z hierachii w oranizację sieciową

Z hierachii w oranizację sieciową

Lokalizacja:
Villeneuve-d’Ascq, France
Pracownicy:
~ 70 000

Artykuły na temat budowania kultury współpracy i zarządzania w organizacjach o płaskich strukturach.