Maciek Noga

Maciek Noga

Chairman of the Supervisory Board of Grupa Pracuj, Co-Founder
Anita Zbieg

Anita Zbieg

CEO Network Perspective
Porozmawiajmy >

Transformacja w stronę pracy zdalnej? 4 wskazówki


Ania jest młodą i utalentowaną specjalistką od UX. Pracuje w składającej z 300 osób szybko rozwijającej się firmie tworzącej innowacyjne produkty. W związku z wybuchem epidemii, cała firma przeszła właśnie na pracę zdalną.

Ta masowa zmiana z dnia na dzień sprawia, że Ania coraz bardziej przytłoczona, a jej działania przynoszą coraz mniejsze efekty. Co się dzieje? pyta Karolina, jej menedżer. Nie wiem dokładnie, po prostu czuję, że jest tu więcej chaosu. Znalezienie odpowiednich ludzi i realizowanie zadań staje się coraz trudniejsze. Karolina całkowicie rozumie Anię. Właśnie zdała sobie sprawę, że czuje to samo i że coraz trudniej jest jej prowadzić zespół. Co jest nie tak i jak można poprawić taką sytuację w firmie?

Jeśli Twoja firma jeszcze nie pracuje zdalnie, niebawem zacznie

Twoja firma, podobnie jak Ford, General Motors, Unilever czy KPMG oraz wiele innych nowoczesnych firm, prawdopodobnie już pracuje zdalnie w związku z wybuchem pandemii koronawirusa. Jeśli nie, jest duża szansa, że niebawem zacznie. Ta zmiana wprowadzona z dnia na dzień w dużej skali może wywołać chaos i drastycznie zmniejszyć efektywność pracy. Każdy zespół i każdy pracownik będzie musiał nauczyć się, jak wykonywać swoją pracę w nowy sposób.

Twój stary schemat organizacyjny nie nadąży za zmianami

Twój stary schemat organizacyjny nie nadąży za tymi zmianami, potrzebne Ci będzie źródło danych, które dostarczy informacji o sposobach i efektywności pracy w nowych warunkach. I to na poziomie całej firmy, ale też zespołów, działów i samych pracowników. Potrzebujesz danych, które pomogą Ci zarządzać zmianą i szybko uczyć się: gdzie działać i kto powinien być zaangażowany. Pojawi się wyzwanie ustawiania nowych procesów, ról i praktyk w oparciu o aktualne praktyki pracy. Zetkniesz się z potrzebą monitorowania sposobów wykonywania pracy w nowej sytuacji, która zmienia się każdego dnia. Kluczowym stanie się wsparcie menedżerów danymi o ich zespołach - wiedząc, co się dzieje będą działać pewniej i skuteczniej. Równie ważne okaże się wsparcie pracowników informacjami o aktualnych praktykach i wiedzą na temat tego, “kto co robi”.

Matrix chart

Jak poradzić sobie z chaosem?

Możesz postanowić udawać, że praca nadal jest wykonywana tak samo jak miesiąc temu, gdy wszyscy byli w biurze. Ten sposób niesie za sobą poważne ryzyko znaczącego obniżenia efektywności pracy każdego pracownika, co wpływa na dużo chaosu oraz problemów interpersonalnych i komunikacyjnych

Możesz też nie trzymać się schematu organizacyjnego i po prostu go zignorować. Jednak ta decyzja może wprowadzić dużo chaosu oraz problemów interpersonalnych i komunikacyjnych- przeczytaj o tym na blogu Slacka.

Czy więc musisz wybierać między elastycznością a złożonością współpracy? Czy naprawdę można osiągać jedno tylko kosztem drugiego? Nie - jeśli myślisz o sieciach współpracy i sieciowym schemacie współpracy.

#1 Uwzględnij współpracę w schemacie organizacyjnym

Poza firmą ludzie komunikują się i współpracują ze sobą w niesamowicie skuteczny sposób. Sieci społeczne sprawiają, że świat staje się mniejszy. Poza firmami wszyscy mamy zwarte grupy, gdzie wszyscy się znają. Mamy również [duże umiejętności w nawiązywaniu dalekich kontaktów] ()https://www.focus.pl/artykul/szesc-stopni-oddalenia z ludźmi z innych grup przy użyciu wspólnych znajomych typu „znajomy znajomego” lub „kto zna kogo”. Dlaczego nie wykorzystać tej supermocy ludzi i zaadaptować ją do potrzeb Twojej firmy?

Współpraca włączona w schemat organizacyjny

Pozwól każdemu pracownikowi poznać współpracą w zespołach i pomiędzy zespołami gdy tego potrzebuje. Praca zespołowa potrzebuje kręgosłupa, aby była silna i nie wywołała chaosu. Mogą być to wspólne standardy kulturowe i techniczne, ale głównym kręgosłupem Twojej firmy jest schemat organizacyjny, który ilustruje ścieżki, którymi warto iść i miejsca, do których można dotrzeć.

Jak włączyć współpracę w schemat organizacyjny?

Dla skutecznego działania współpraca jest równie ważna jak relacje przełożony-podwładny. Mapa organizacji uzupełnia klasyczny schemat organizacyjny o informacje o współpracy pomiędzy pracownikami.

Dowiedz się więcej

W chwili obecnej, w Twojej firmie prawdopodobnie w schemat wbudowana jest formalna struktura: funkcjonalne zespoły i formalne relacje przełożony-podwładny. Co powiesz na wprowadzenie współpracy do schematu organizacyjnego? Może warto zobrazować wspólną pracę podczas spotkań i telekonferencji, udostępniania dokumentów i wymieniania maili -wszystko w ramach pracy nad konkretnym projektem czy repozytorium kodu lub w konkretnym zespole?

Czy wzmocnienie wszystkich w Twojej firmie znajomością sprawdzonych praktyk pracy nie wydaje ci się dobrym pomysłem? Nie tylko pomaga to ludziom znaleźć odpowiednich ludzi, ale sprawia też, że współpraca jest płynna, lepiej zorganizowana i wydajniejsza.

#2 Stwórz profile (nie tylko nazwy) zespołów

Większość prac wykonywana jest w zespołach, ale aż połowa tych zespołów jest niewidoczna dla firm. Nie ma ich na schemacie organizacyjnym ani w żadnym innym systemie

Liderzy zespołów stale przeciągają członków z zespołu do zespołu. Są projekty, które trwają dwa tygodnie, dwa miesiące, a również takie, które trwają dwa lata. Jednak bardzo często większość zespołów nie jest widoczna na schemacie organizacyjnym ani w żadnym innym systemie. Liderzy zespołów często nie zgłaszają się do działu HR ani innych administratorów systemów, aby zgłosić nowy projekt czy zespół.

Liderzy ci zajęci są organizowaniem spotkań, mailami i narzędziami zwiększającymi wydajność, takich jak Asana, Trello lub Jira. A co gdyby tak zsynchronizować te dane i wbudować je w schemat organizacyjny?

Team network

Wizualizowanie zespołów nie tylko zmniejsza chaos w firmie, ale jest również fundamentalnym krokiem w kierunku zrozumienia tego co dana osoba robi i w czym jest dobra. Praca w zespole jest jednym z najpotężniejszych czynników jeśli chodzi o zaangażowanie, a większość rozwiązań to rozwiązania kreatywne - częściej powstające w zespołach zorientowanych na cel, niż w zespołach funkcjonalnych. Dlatego zrozumienie w jaki sposób działają zespoły, oznaczałoby także koniec wielu problemów związanych z zaangażowaniem i wydajnością, na które napotykają firmy.

#3 Dostarcz informację zwrotną na temat współpracy

Spójrz na dzień pracy pracownika wiedzy. Otrzymuje on około 60 maili, bierze udział w 2 spotkaniach i jego praca jest przerywana 50 razy dziennie. Przeciążenie współpracą staje się coraz bardziej powszechne.

Collaboration overload

Jak to wygląda w przypadku schematu organizacyjnego, który zawiera informację zwrotną na temat współpracy osób i zespołów? Znajomość własnej sieci współpracy (komunikacja, udostępnianie dokumentów, spotkania i wiele więcej) każdemu w firmie daje super moc wtedy gdy potrzebuje znaleźć kogoś w odległych miejscach organizacji lub wykorzystać postać wspólnego znajomego, by szybciej nawiązać nową znajomość. Każdy ma też dostęp do informacji o swoich działaniach: źródłach produktywności i przeciążeniach, oraz informację o różnorodności kontaktów w sieci, która znacznie zwiększa efektywność pracy.

#4 Wykorzystaj dane z systemów, z których korzystają Twoi pracownicy

Technologia cyfrowa może wzmocnić Twoje zespoły w pracy w nowy i innowacyjny sposób. Jeśli zespoły realizują zadania autonomicznie, mogą również wybierać własne systemy do pracy, co z kolei często prowadzi do posiadania przez firmę zbyt wielu systemów i rodzi kolejne problemy. Co powiesz na schemat organizacyjny, który integruje dane z wielu źródeł?

Wczytaj dane na temat współpracy z różnych aplikacji

Każda firma posiada dane o współpracy pracowników rozucone po różnych systemach i aplikacjach z którch korzystają pracownicy. Mapa organizacji pobiera dane na temat współpracy z różnych aplikacji i tworzy zintegrowany obraz tego jak praca jest wykonywana.

Dowiedz się więcej

Taki schemat organizacyjny przyszłości wydaje się zapewniać Twojej firmie wiedzę na temat różnych zespołów i relacji między ludźmi, dając każdemu dostęp do aktualnych i sprawdzonych praktyk pracy.

Czy nie pomogłoby to w zapanowaniu nad chaosem?


Artykuły na temat budowania kultury współpracy i zarządzania w organizacjach o płaskich strukturach.


Firmy, które stosują sieciowe struktury organizacyjne i aktywnie budują kulturę współpracy

mBank - Łatwiejsze uczenie się i mobilność pracowników

Łatwiejsze uczenie się i mobilność pracowników

Lokalizacja:
Warsaw, Poland
Pracownicy:
~ 8 000
Scanfil Poland - Szybszy proces obsługi zlecenia klienta

Szybszy proces obsługi zlecenia klienta

Lokalizacja:
Sieradz, Poland
Pracownicy:
~ 900
KGHM - Eksperci stają się znani organizacji

Eksperci stają się znani organizacji

Lokalizacja:
Lubin, Poland
Pracownicy:
~ 34 000
Burda International - Współpraca i innowacje bliżej klienta

Współpraca i innowacje bliżej klienta

Lokalizacja:
Warsaw, Poland
Pracownicy:
~ 350
Thomson Reuters - Precyzyjna współpraca i wymiana wiedzy

Precyzyjna współpraca i wymiana wiedzy

Lokalizacja:
Toronto, Canada
Pracownicy:
~ 45 000
UPM Raflatac - Sprawność w zarządzaniu zespołem

Sprawność w zarządzaniu zespołem

Lokalizacja:
Wrocław, Poland
Pracownicy:
~ 30