Anita Zbieg

Anita Zbieg

CEO Network Perspective

Ile twoja firma wydaje na współpracę?

Przeciętna 200‑osobowa firma wydaje rocznie na współpracę ok. 5 mln zł. Jak to wygląda w twojej firmie?

Wyobraź sobie, że idziesz spać i budzisz się w roku 1960. Wychodzisz do pracy. Świat wygląda inaczej. Nie kupisz po drodze kawy na wynos w Starbucksie. Nie sprawdzisz też najnowszych wiadomości w telefonie komórkowym.

W biurze nie czeka na ciebie 50 e‑maili, kalendarz nie wskazuje kilku spotkań, a telefon nie urywa się od próśb i pytań. 60 lat temu ty i pracownicy twojej firmy nie musieliście współpracować w takim stopniu, jak robicie to dziś.

Współpraca

We współczesnych organizacjach ludzie współpracują intensywniej. To dobrze. Jednak świadoma firma mierzy, ile to kosztuje, a świadomi menedżerowie wiedzą, co zrobić, żeby współpraca przebiegała efektywniej.

Współpraca kosztuje

Dzisiaj współpraca przebiega w małych zespołach i jest osią kluczowych procesów w firmach. Jest traktowana jak fundament długofalowej przewagi konkurencyjnej. Klienci i rynek wymagają od firm współpracy specjalistów z różnych dziedzin. Złożone, nowe lub niestandardowe zadania to coraz częściej codzienność. Ich realizacja wymaga dzielenia się informacjami, koordynacji wzajemnych działań i wymiany wiedzy.

W przeciwieństwie do masowych produktów, które napędzały gospodarkę w latach 60., usługi i produkty oparte na wiedzy wymagają współpracy. Co więcej, to właśnie współpraca jest motorem napędzającym motywację i wydajność pracowników, a firmy, których kultura oparta jest na współpracy, skuteczniej przyciągają utalentowanych pracowników i dłużej ich utrzymują. Kultura współpracy to też fundament dla innowacji. W dużych korporacjach nie sposób o innowacje bez współpracy ekspertów z różnych dziedzin.

Współpraca angażuje sporo czasu każdego pracownika. Pracownik wiedzy w tygodniu otrzymuje średnio 300 e‑maili, bierze udział w 60 spotkaniach miesięcznie, a jego praca jest codziennie przerywana 50 razy różnymi pytaniami. Te spotkania, e‑maile i telefony kosztują.

Badania wskazują, że w nowoczesnych firmach współpraca angażuje jedną trzecią czasu pracy. 14 proc. czasu poświęcane jest na komunikację i koordynację swoich działań z innymi osobami w zespole, dziale i firmie. Kolejne 19 proc. czasu pracy zajmuje szukanie informacji i wiedzy wśród innych pracowników, jako że ponad 40 proc. korporacyjnej wiedzy nie jest zapisane w żadnej postaci.

Ile to pieniędzy dla twojej firmy?

Jedna trzecia czasu spędzana na współpracy to dużo: niemal 3 godziny każdego dnia, 1,5 dnia w tygodniu, prawie 7 dni w miesiącu, czyli 4 miesiące w skali roku.

Przełożyłam to na realne wydatki firmy i pierwsze wyliczenie zrobiłam dla 260‑osobowej firmy, z którą współpracuję. Jeśli średnie wynagrodzenie każdego pracownika w firmie wynosi ok. 5 tys. zł brutto, taka firma wydaje rocznie na współpracę ok. 5 mln zł. Całkowite roczne koszty wynagrodzeń wszystkich pracowników to 15 mln zł. Jedna trzecia czasu pracy jest przeznaczana na współpracę, co w skali roku daje koszt 5 mln zł.

Kolejne firmy prosiły mnie o podobne wyliczenia, więc stworzyliśmy kalkulator, na którym możesz policzyć, ile twoja firma wydaje na współpracę.

Ile twoja firma wydaje na współpracę?

Współpraca to podstawa sprawnego działania. Pozwala osiągać wielkie cele, ale jednocześnie angażuje jedną trzecią czasu pracy każdego pracownika. Tak jest w większości firm, i to dobrze. Jeszcze lepiej, gdy wiesz ile to kosztuje i co możesz zrobić, żeby współpraca szła lepiej, a firma wydawała mniej.

Przejdź do kalkulatora

Współpraca może być efektywniejsza

Z doświadczenia firm, z którymi współpracuję, wiem, że przeciążenie współpracą i komunikacją (lub jej brak) są często związane ze złym przepływem informacji, trudnością w znalezieniu ludzi o odpowiedniej wiedzy i słabą kulturą organizacyjną.

Pracownicy odczuwają to codziennie: 47 proc. uczestników spotkań uważa je za stratę czasu, bo nie dotyczą ich pracy, a w 80 proc. przypadków ich praca jest przerywana z powodów określanych jako „trywialne”. Wąskie gardła w przepływie informacji, jakimi często stają się menedżerowie, oraz silosy organizacyjne, czyli zespoły i miejsca w organizacji, do których trudno dotrzeć, to najczęstsze przyczyny braku komunikacji.

Te problemy można rozwiązać.

Pokaż ścieżki współpracy, aby zwiększyć koordynację pracy bez dodatkowych obciążeń

Ścieżki współpracy w firmie są równie ważne, co klasyczne relacje podwładny‑przełożony. W podobnym stopniu powinny być dostępne i widoczne dla każdego pracownika. Informacje o współpracy osób i zespołów można w prosty sposób włączyć w schemat organizacyjny. To daje każdemu pracownikowi dostęp do sprawdzonych praktyk działania, zwiększa zrozumienie pracy w organizacji, przyspiesza poruszanie się poza ścieżkami formalnymi i odnalezienie się w nowych sytuacjach.

Jak włączyć współpracę w schemat organizacyjny?

Dla skutecznego działania współpraca jest równie ważna jak relacje przełożony-podwładny. Mapa organizacji uzupełnia klasyczny schemat organizacyjny o informacje o współpracy pomiędzy pracownikami.

Dowiedz się więcej

Ścieżki współpracy pokazują, jak praca jest wykonywana na poziomie „kto z kim”. Pokazują kontekst pracy w każdej skali: osoby, zespołu, działu czy całej firmy. Badania wskazują, że efektem wdrożenia ścieżek współpracy jest usprawnienie koordynacji pracy bez zwiększania kosztów współpracy w skali całej firmy.

Dbaj o współpracę między zespołami, aby usprawnić przepływ informacji i zwiększyć innowacyjność

Silosy w organizacji nie muszą być problemem. Ścisła współpraca wewnątrz zespołów pomaga w pracy nad złożonymi zadaniami i doskonaleniu się we własnej dziedzinie. Problemem jest brak połączeń pomiędzy zespołami. Jak go rozwiązać?

W organizacji powinien znaleźć się ktoś, kto już przetarł szlak i lepiej zna drogę komunikacji nawet pomiędzy zamkniętymi w sobie zespołami. Warto znaleźć i promować takich łączników. To te osoby przenoszą informacje pomiędzy różnymi obszarami firmy. Zadaniem menedżerów jest wzmocnienie ich w tej roli.

Ułatwiaj znalezienie odpowiednich ludzi, aby zmniejszyć czas szukania wiedzy w firmie

Trywialne powody przerywania pracy to nierzadko pytania o to, jak znaleźć odpowiednią informację albo osobę, która już zajmowała się danym zagadnieniem, ma wiedzę albo może jakoś pomóc. Nierzadko takie pytania przechodzą łańcuszkiem przez całą firmę. Dlatego istotne jest szybkie i trafne wyszukiwanie ludzi i zespołów. To pozwoli pracownikowi dotrzeć do odpowiedniej osoby bez angażowania innych. Ważne jest też nazwanie wiedzy i pracy każdej osoby czy zespołu, czyli kodyfikacja wiedzy ukrytej. Można to zrobić automatycznie, korzystając z danych na temat współpracy pracowników.

Zbuduj kulturę współpracy

Budowa kultury współpracy zaczyna się od pokazania i promowania współpracy w firmie. Celem jest sprawienie, że uzyskanie pomocy czy informacji od osoby z innego zespołu staje łatwe i bezproblemowe dla osoby szukającej pomocy, a równocześnie dające satysfakcję i pozytywną motywację dla osoby jej udzielającej.

Wbuduj współpracę w kulturę organizacji

Postaw współpracę w centrum uwagi i wspieraj kulturę zwinności, uczenia się i zaangażowania. Ułatwiaj wdrożenie nowych pracowników. Promuj osoby proaktywne i dzielące się wiedzą. Pomóż pracownikom odkryć swoją rolę w organizacji i świadomie ją kształtować. Tak działa Mapa organizacji.

Dowiedz się więcej

Pomocne stają się systemy, które pozwalają znaleźć w każdym zespole dobrych komunikatorów, którzy chętnie udzielają pomocy, np. osoby centralne dla pracy w zespołach oraz łącznicy pracujący pomiędzy zespołami. Ci pierwsi mają wiedzę dziedzinową dostępną wewnątrz zespołu, ci drudzy – interdyscyplinarną. Chodzi o to, aby pytania były kierowane do osób, dla których udzielenie odpowiedzi wiąże się z niewielkim kosztem, a współpraca jest naturalnym i ważnym elementem dnia pracy.

Współpracę można i powinno się mierzyć, aby móc ją skutecznie usprawniać. Nawet niewielkie kilkuprocentowe usprawnienia w tym obszarze są dostrzegalne w wyniku finansowym firmy.